Quando si viene invitati a partecipare ad una Videoconferenza, riceviamo prima di tutto una e-mail che ci indica:
- il titolo della Videoconferenza,
- data ed orario di inizio e di termine della Videoconferenza,
- ruoli (partecipante e/o staff),
- i link da cliccare per confermare o rifiutare la partecipazione alla videoconferenza,
- nome e cognome dell'organizzatore della Videoconferenza.
Cliccando sul link di conferma della partecipazione, si potranno verificare due situazioni diverse.
a) qualora si tratti della prima partecipazione ad una Videoconferenza inForma e-Forma,
b) una partecipazione a Videoconferenze successive alla prima.
Se è la prima volta che siamo invitati ad una Videoconferenza e non siamo ancora stati registrati al sito inForma e-Forma, ci troveremo davanti un modulo da riempire con i nostri dati e l'informativa per la Privacy da confermare.
Possiamo inserire dati personali, come l'indirizzo ed il telefono, oppure confermare o modificare solamente l'indirizzo di e-mail e l'username. Dovremo anche inserire una domanda ed una risposta, che serviranno come strumento di identificazione d'emergenza se ci dimenticassimo la password.
Inserendo i dati, accettando l'informativa sulla Privacy, e cliccando sul pulsante "Salva", confermiamo la partecipazione alla Videoconferenza.
Se abbiamo già partecipato ad altre Videoconferenze, verrà semplicemente visualizzato il messaggio di avvenuta accettazione della partecipazione.
A questo punto possiamo entrare nel sito inForma e-Forma per verificare l'appuntamento per la Videoconferenza alla quale siamo stati invitati.
Entrando, ci troviamo di fronte una schermata che riporta i dati della Videoconferenza, oltre all'elenco delle Videoconferenze cui siamo stati invitati (potrebbero essere più d'una).
Nel riquadro "Il prossimo evento al quale puoi partecipare…" vediamo infatti i dati della Videoconferenza, con data ed ora, oltre ad alcuni link che ci consentono di scaricare i visualizzatori di documenti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), ed i plug-in Flash ed Acrobat Reader, qualora ci servissero:
- i visualizzatori di Microsoft Office servono nel caso in cui non avessimo questo software installato sul computer. Se abbiamo installato Microsoft Office, non abbiamo bisogno di scaricarli,
- i plug-in Flash e Acrobat Reader servono per visualizzare documenti Flash e PDF durante la videoconferenza. Se sono stati installati con Microsoft Internet Explorer (come di solito capita) non abbiamo bisogno di scaricarli.
Se entriamo nel sito inForma e-Forma a meno di 15 minuti dall'inizio di una Videoconferenza, invece, vedremo un riquadro leggermente diverso: sarà presente un pulsante "Entra in aula" che ci consente di entrare nell'aula virtuale, cioè di assistere alla videoconferenza.
Cliccando sul pulsante "Entra in aula" avremo accesso alla Videoconferenza. Vedremo apparire i nomi dei partecipanti via via che si connettono, e vedremo apparire il Coordinatore non appena entra in Videoconferenza.
Dal pannello di controllo "MyHome", cliccando sul pulsante "Download", abbiamo l'elenco dei documenti pubblici che è possibile scaricare. Lo stesso elenco viene mostrato a tutti i partecipanti.
Nella stessa schermata è a disposizione, se è stato scelto di effettuare la registrazione della Videoconferenza, un link per visualizzare l'evento "in differita", vedendo i documenti, i video, ed ascoltando lo speaker e gli interventi dei partecipanti così come si sono svolti realmente.
Tornati al pannello di controllo "MyHome", cliccando sul pulsante "I tuoi eventi", possiamo vedere l'elenco delle Videoconferenze a cui siamo stati invitati, sia quelle che si devono svolgere, sia quelle che si sono già svolte.
Per ciascuna Videoconferenza è possibile vedere i dati essenziali.
Tramite il pulsante "Download" è possibile scaricare i documenti che gli organizzatori della Videoconferenza hanno messo a disposizione dei partecipanti.