Una volta inseriti i dati delle persone che prevediamo parteciperanno alla Videoconferenza, dobbiamo invitarli ufficialmente. Ad alcuni di essi potremo anche assegnare il compito di preparare il materiale che sarà mostrato durante la Videoconferenza.
Cliccando sul pulsante "Inviti" del pannello di controllo apparirà la schermata che ci consente di emettere gli inviti e di assegnare i compiti.
Appare l'elenco nei nominativi che abbiamo inserito nella Rubrica. Selezionando alcuni di questi, è possibile invitarli a partecipare alla Videoconferenza. Inoltre è possibile indicare chi svolga il ruolo di Coordinatore della Videoconferenza e di Staff.
Il Coordinatore avrà il ruolo di speaker della Videoconferenza, gestendo il materiale da mostrare ed assegnando la facoltà di parola ai partecipanti che vogliono intervenire.
Gli utenti ai quali sia stato assegnato il ruolo di Staff, invece, potranno inoltrare inviti alla Videoconferenza e preparare il materiale che sarà mostrato.
Cliccando il pulsante "Invita" apparirà una schermata nella quale appare il testo della lettera di invito alla Videoconferenza. Il testo sarà diverso a seconda che l'utente invitato abbia già partecipato ad una Videoconferenza, ovvero sia la prima volta che viene invitato.
Cliccando sul pulsante "Invia e-mail" gli inviti verranno inviati dal sistema ed i partecipanti saranno avvisati via e-mail con un messaggio, con testo predefinito, che contiene i dati della Videoconferenza. Nella mail vi sarà un link grazie al quale potranno confermare la propria partecipazione alla Videoconferenza ed accedere al sito di inForma e-Forma (nel quale potranno modificare i propri dati, compresa la password di accesso).
Invece, cliccando sul pulsante "Annulla", le mail predefinite non verranno inviate e, come organizzatore dell'evento, sarà nostro compito avvertire i partecipanti invitati ed inviargli i dati (indirizzo del sito inForma e-Forma, username e password) per partecipare alla Videoconferenza. A questo scopo può essere utilizzata la funzionalità di "Posta".
L'organizzatore ha la possibilità, per qualsiasi necessità, di inviare messaggi di posta ad uno o più nominativi della sua rubrica.
Dal pannello di controllo "MyHome", cliccando sul pulsante "Posta", visualizziamo una schermata con tre diversi elenchi:
a) elenco dei gruppi creati con i nominativi della rubrica,
b) elenco dei nominativi della Rubrica (sia appartenenti a gruppi che non appartenenti a nessun gruppo),
c) elenco dei nominativi ai quali verrà inviato il messaggio di posta.
Per inserire gruppi di elenchi
Selezionando un gruppo dall'elenco a), automaticamente vengono selezionati nell'elenco b) tutti i nominativi che vi appartengono. Cliccando sul pulsantino con la freccia verso destra, i nominativi vengono inseriti nell'elenco c), a questi verrà spedito il messaggio.
Per inserire singoli nominativi
Selezionare uno o più nominativi nell'elenco b). Cliccando sul pulsantino con la freccia verso destra, i nominativi vengono inseriti nell'elenco c), a questi verrà spedito il messaggio.
Più in basso è presente un'opzione per scegliere se inviare messaggi di posta o SMS.
Subito sotto, nei campi "Oggetto" e "Messaggio" possiamo inserire i nostri testi ed infine, cliccando sul pulsante "Invia e-mail" oppure "Invia SMS", otterremo l'invio del messaggio.