Cliccare sul pulsante
che appare nel pannello di controllo "MyHome".
Apparirà una nuova schermata nella quale sarà possibile prenotare la sala virtuale per
Nella parte superiore è possibile "esplorare" il calendario per trovare la data più opportuna per organizzare
Se nel giorno in cui vogliamo organizzare il nostro incontro, appare la scritta "Nessun evento prenotato", allora vuol dire che possiamo prenotare la sala virtuale senza alcun problema. Se vi sono eventi già prenotati nella stessa giornata, dovremo scegliere un orario libero da prenotazione.
Qualora dovessimo inserire la nostra Videoconferenza fra due eventi già fissati, dobbiamo fare attenzione ad iniziarla un'ora dopo la fine della precedente ed a terminarla un'ora prima dell'inizio della successiva.
Nella scheda "Dati evento" potremo specificare un titolo per la Videoconferenza, attribuirle una descrizione, determinare la data e l'orario di inizio e di fine della Videoconferenza, indicare il numero dei partecipanti, la quantità di messaggi SMS per comunicare con i partecipanti, lo spazio su disco a disposizione ed infine decidere se la Videoconferenza debba essere registrata (per potervi assistere "in differita" dopo il suo svolgimento).
Ciccando sul pulsante "Salva" otteniamo la registrazione dei dati.
NOTE TECNICHE:
- la Videoconferenza dovrà essere prenotata con almeno 24 ore di anticipo: il sistema non accetta prenotazioni per le 24 ore successive;
- fra una Videoconferenza ed un'altra deve essere rispettato un intervallo di 1 ora;
- la configurazione base prevede una durata minima di 1 ora (è possibile utilizzarla anche per un tempo inferiore);
- la durata massima di una Videoconferenza è di 10 ore nel caso che sia stato scelto "si" alla voce "Registrazione audio/video";
- la configurazione base prevede un numero minimo di 5 partecipanti (è possibile utilizzarla anche con un numero inferiore)
- il numero massimo di partecipanti ad una Videoconferenza è di 20, salvo esigenze particolari specificamente contrattate;
- il numero minimo di messaggi SMS compresi nella Videoconferenza è di 50, il numero massimo è di 500;
- lo spazio su disco attribuito di default per caricare i file dei documenti da visualizzare nella Videoconferenza è di 0,5 GB (500 MB), lo spazio massimo è di 4,5 GB;
- è obbligatorio scegliere "si" oppure "no" alla voce "Registrazione audio/video";
- il nome della Videoconferenza ha un massimo di 255 caratteri.
La prenotazione della Videoconferenza sarà inoltrata all'Amministratore del Sistema, che in breve tempo ne verificherà la compatibilità con gli eventuali impegni (es: manutenzione dei server).
Non appena l'Amministratore darà il suo benestare, verrà inviata una e-mail di conferma della prenotazione della sala virtuale per la Videoconferenza, con le istruzioni per completare l'ordine.
Dopo aver prenotato l'evento, l'aspetto del pannello di controllo "MyHome" è cambiata: adesso appaiono due nuovi riquadri.
Il primo riporta i dati dell'evento che si sta organizzando, il secondo ci avvisa della data e dell'ora in cui verrà tenuta la Videoconferenza.
Cliccando sul nome dell'evento, in alto appaiono alcuni nuovi pulsanti ed il "pannello evento".
Questi nuovi pulsanti sono per il momento disattivati, ma saranno abilitati non appena, completata la procedura dell'ordine, l'Amministratore del Sistema avrà dato il suo benestare all'evento.
Può capitare di dover modificare qualche dato della Videoconferenza.
Basterà cliccare il pulsante "Modifica" del pannello di controllo per ottenere una schermata nella quale sarà possibile modificare le caratteristiche della Videoconferenza.
La modifica può riguardare:
- dati che non incidono né tecnicamente né economicamente, come il nome o la descrizione della Videoconferenza
in questo caso la modifica viene accettata dal sistema senza problemi.
Oppure:
- dati che modificano il costo dell'evento (ad esempio l'aumento del numero dei partecipanti o del tempo dedicato alla Videoconferenza)
- dati che implicano interventi tecnici (ad esempio lo spostamento della Videoconferenza ad un'altra data od un altro orario)
in questi casi sarà necessario di nuovo l'intervento dell'Amministratore del Sistema per dare il benestare alla modifica.